Cómo usarlas
- Nombra siempre lo que falta. «Nos falta el extracto del Sabadell de marzo» trae el documento; «nos falta documentación» trae una pregunta.
- Da una fecha tope propia, unos diez días antes del plazo de Hacienda y con el día de la semana. Las fechas de cada cierre están en el calendario fiscal 2027 para gestorías.
- Recordatorios solo a quien le falta algo. Al cliente que ya lo ha enviado todo, un recordatorio le enseña a ignorarlos.
- WhatsApp desde el número del despacho, no desde el móvil personal de quien lleva al cliente.
Si quieres el porqué de cada paso y cómo organizar todo el cierre, está en la guía cómo conseguir que tus clientes manden la documentación antes del cierre.
Antes de cada cierre trimestral
La secuencia completa de un cierre: apertura, dos recordatorios solo a quien le falta algo y el acuse de recibo.
Apertura del cierre
WhatsApp El primer día hábil de enero, abril, julio y octubre, a todos los clientes.
Hola, [nombre]. Te escribimos de [gestoría] para preparar el [trimestre] (por ejemplo, 1T 2027).
Esto es lo que necesitamos de ti:
- [documento 1]
- [documento 2]
- [documento 3]
Puedes mandarlo respondiendo a este mensaje, con fotos o PDF. Nos viene bien tenerlo antes del [día de la semana y fecha tope].
Si este trimestre no has tenido gastos o facturas de algo de la lista, dínoslo y lo tachamos. Gracias.
Apertura del cierre
Email La misma apertura para clientes que trabajan por correo, normalmente sociedades con administración propia.
Asunto: Documentación para el [trimestre]: fecha tope [fecha tope]
Hola, [nombre]:
Empezamos a preparar las declaraciones del [trimestre] de [empresa del cliente]. Para presentarlas en plazo necesitamos:
1. [documento 1]
2. [documento 2]
3. [documento 3]
Te pedimos que nos lo envíes antes del [día de la semana y fecha tope], respondiendo a este correo o subiéndolo a [enlace o carpeta]. Así tenemos margen para revisarlo todo antes del vencimiento del [fecha de vencimiento].
Si algún punto no aplica este trimestre, indícalo en tu respuesta y lo damos por cerrado.
Un saludo,
[tu nombre]
[gestoría] · [teléfono]
Primer recordatorio
WhatsApp Unos 12 días antes del vencimiento, solo a quien le falta algo. Nombra lo que falta.
Hola, [nombre]. Para cerrar el [trimestre] todavía nos falta:
- [documento pendiente 1]
- [documento pendiente 2]
Puedes enviarlo respondiendo aquí, con una foto o un PDF. La fecha que te dimos es el [fecha tope]. Si ya lo has mandado por otro camino, no hagas caso de este mensaje. Gracias.
Segundo recordatorio
WhatsApp Unos 6 días antes del vencimiento. Más directo, con la consecuencia clara y sin reproches.
Hola de nuevo, [nombre]. Seguimos sin recibir [documento pendiente] y el plazo de Hacienda para el [trimestre] acaba el [fecha de vencimiento].
Sin ese documento tendremos que presentar con los datos que tenemos, y lo que falte habría que regularizarlo más adelante.
¿Puedes mandárnoslo hoy o mañana? Si hay algún problema para conseguirlo, dínoslo y lo vemos. Gracias.
Acuse de recibo con lo que falta
WhatsApp El mismo día que llega algo. Es el mensaje que más documentación trae y el que menos se manda.
Recibido, [nombre], gracias. Ya tenemos [documentos recibidos].
Para el [trimestre] solo nos falta [documento pendiente]. Cuando lo tengas, mándalo por aquí mismo.
Cuando falta o no se lee un documento
Mensajes cortos para pedir una sola cosa. Cuanto más concreto, antes llega.
Falta un documento concreto
WhatsApp Al revisar la contabilidad aparece un movimiento sin justificante.
Hola, [nombre]. Revisando el [trimestre] vemos un cargo de [importe] € de [proveedor o concepto] del [fecha del movimiento] y no tenemos la factura.
¿Nos la puedes mandar? Si no la tienes, pídesela a [proveedor]: la factura tiene que ir a tu nombre y con tu NIF para poder deducirla. Gracias.
Foto borrosa o documento incompleto
WhatsApp Llega el documento, pero no se puede usar.
Gracias por el [tipo de documento] de [emisor], [nombre]. En la foto no se leen bien [el NIF, la fecha o el importe], así que no podemos usarla.
¿Puedes mandarnos otra foto? Con el papel sobre una mesa, con luz y el documento entero dentro de la imagen. Si tienes el PDF, mejor todavía.
Clientes nuevos y fin de año
La primera impresión fija la costumbre: si el cliente sabe desde el primer día cómo y cuándo enviar, lo hará así siempre.
Bienvenida a un cliente nuevo
Email Justo después de firmar la hoja de encargo.
Asunto: Bienvenida a [gestoría]: cómo nos mandas la documentación
Hola, [nombre]:
Gracias por confiar en [gestoría]. Para que todo vaya fácil desde el primer trimestre, te dejamos cómo trabajamos:
Cómo enviarnos la documentación
Por WhatsApp al [número del despacho] (fotos o PDF) o por correo a [email del despacho]. Siempre a ese número o a ese correo, para que nada se pierda.
Qué necesitamos cada trimestre
- Facturas emitidas
- Facturas y tickets de gastos de la actividad
- Extracto de la cuenta de la actividad
- [otros documentos de este cliente]
Cuándo
Te escribiremos el primer día de enero, abril, julio y octubre con la lista de lo que falta. Nos ayuda mucho tenerlo antes del día [8] de cada uno de esos meses.
Para empezar, mándanos por favor:
- Copia del DNI o NIF y certificado de situación censal
- Últimas declaraciones presentadas: [modelos]
- Número de cuenta para domiciliaciones
Cualquier duda, escríbenos o llámanos al [teléfono].
Un saludo,
[tu nombre]
[gestoría]
Documentación de cierre de año
Email A mediados de diciembre, para el cuarto trimestre y los resúmenes anuales de enero.
Asunto: Cierre de [año]: lo que necesitamos antes del [fecha tope]
Hola, [nombre]:
En enero presentamos el cuarto trimestre y los resúmenes anuales de [año]. Como las fiestas acortan el mes, te pedimos la documentación antes del [fecha tope, por ejemplo, martes 12 de enero]:
1. Facturas emitidas y recibidas de octubre, noviembre y diciembre
2. Extractos bancarios hasta el 31 de diciembre
3. Operaciones de más de 3.005,06 € con un mismo cliente o proveedor durante el año, si no nos las has mandado ya (modelo 347)
4. [inventario a 31 de diciembre, préstamos, otros]
Si prevés que te falte algo, avísanos cuanto antes y buscamos la forma.
Gracias y felices fiestas,
[tu nombre]
[gestoría]
Para despachos de abogados
El mismo principio, por expediente en lugar de por trimestre: lista concreta, fecha propia y el estado del asunto.
Faltan documentos para el expediente
Email Tras la primera reunión o cuando el asunto se atasca por falta de papeles.
Asunto: Su asunto [referencia]: documentación pendiente
Estimado/a [nombre]:
Para continuar con su asunto de [tipo de asunto, por ejemplo, reclamación a la entidad bancaria] necesitamos la siguiente documentación:
1. [documento 1, por ejemplo, contrato de préstamo hipotecario]
2. [documento 2, por ejemplo, recibos de los últimos 12 meses]
3. [documento 3]
Le pedimos que nos la envíe antes del [día de la semana y fecha], respondiendo a este correo o por WhatsApp al [número del despacho]. Valen fotos legibles o PDF.
Mientras no tengamos estos documentos, el asunto queda en espera de documentación. En cuanto los recibamos, le confirmaremos el siguiente paso y la fecha aproximada.
Atentamente,
[nombre del abogado o abogada]
[despacho] · [teléfono]
Recordatorio de documentación del expediente
WhatsApp Una semana después del primer email si no ha llegado todo.
Buenos días, [nombre]. Le escribimos de [despacho] por su asunto [referencia].
Ya tenemos [documentos recibidos], gracias. Nos falta todavía [documento pendiente] para poder [siguiente paso, por ejemplo, presentar la reclamación].
Puede enviarlo respondiendo a este mensaje, con una foto o un PDF.
Si prefieres no enviarlos a mano
Estos mensajes funcionan mejor cuando salen solos, el día que toca y solo a quien le falta algo. Expediente Ya los envía por WhatsApp o email siguiendo tu calendario, acusa recibo de cada documento, lo archiva en la carpeta de su cliente y trimestre y te deja ver quién falta sin preguntar a nadie.